Blog

Organisatie-ontwerp met DEMO: 'this is how we do it'

DEMO is een veelbelovende methodiek voor het ontwerpen van een organisatie. Begonnen als geesteskind van professor Jan Dietz werken er steeds meer organisaties en adviesbureaus mee.

De processen en structuren die we ontwerpen zijn door de verregaande integratie met elkaar - met name getriggerd vanuit de ICT - steeds complexer aan het worden. Daarom is beter ontwerpgereedschap dringend noodzakelijk. DEMO is zo'n stuk gereedschap dat ons kan helpen om tot een beter ontwerp te komen. 

DEMO is ontwikkeld aan een technische universiteit en dat straalt er vanaf. Lassen, lijmen en schroeven; organisaties zijn ontwerpbaar en maakbaar, net als gebouwen, auto's en vliegtuigen. DEMO is voor de 'harde' kant: de formele structuren en processen. Een organisatie is een construct om een proces uit te voeren en zo'n construct komt tot stand door een intentionele ontwerpactiviteit.
'This is how we do it' - dat is de kracht van DEMO. 

De ontwerpprincipes uit de informatietechnologie vormen een inspiratiebron voor DEMO. Jan Dietz streeft naar een integratie tussen beide disciplines van informatica en organisatiekunde. Een interessant perspectief dat niet zo vanzelfsprekend is. Beide werelden hebben lange tijd naast elkaar bestaan. Binnen de organisatiekunde heerst er - op veel plaatsen - een zeker dedain ten aanzien van informatietechnologie. Een dedain dat gegrond lijkt in 'het is technisch' en 'het is slechts implementatie'. Veel organisaties kennen een staf 'P&O' en een staf 'ICT' - het zijn gescheiden werelden.

Daarnaast, eufemistisch gesteld, niet alle automatiseringsprojecten zijn een doorslaand succes. Automatisering verloopt in het bijzonder moeizaam in de harde confrontatie tussen techniek en sociale werkelijkheid. In antwoord op die problemen is er de afgelopen decennia veel ontwerpkennis in de ICT opgebouwd. Daarbij, een aantal problemen doet zich vooral voor op het grensvlak van technologie en organisatie. Twee aanleidingen waarom het streven naar integratie zinvol is.

Wie nu een pakketje bestelt bij Amazon, Bol, Wehkamp etc. heeft te maken met een proces dat goeddeels geautomatiseerd verloopt met alleen nog menselijke inbreng daar waar dat nodig is. Techniek is nu zo krachtig dat het geen discussie meer is of we die gaan inzetten. Organisatieontwerp, procesontwerp en systeemontwerp sluiten op elkaar aan.

Voor een model in DEMO maakt het niet uit of een activiteit door een mens of door een machine wordt verricht - al kunnen besturingsactiviteiten niet aan een machine worden overgelaten.

Modellering, kans en risico

Modellering was (en is) een riskante activiteit. De benodigde inspanning is groot, de gebruikswaarde kan tegenvallen. Daarvoor zijn meerdere oorzaken, maar één is zeker de kwaliteit van het gereedschap; de gekozen methodiek. DEMO maakt hier een kwaliteitsslag. DEMO heeft een wetenschappelijk fundament, gebruikt voor het modelleren inzichten uit de informatietechnologie en is daarmee een majeure stap vooruit ten opzichte van oude technieken die deels nog hun oorsprong hebben in de administratieve organisatie (AO). Door aspectmatige en deel-beschrijvingen te maken, door verschillende niveaus te onderkennen, door waar mogelijk zaken impliciet te laten en koppelingen hoger te leggen dan op het implementatieniveau wordt een model beter bestand tegen wijzigingen en wordt het veel minder omvangrijk. De tijd van de ene alomvattende methodiek ligt achter ons. Sommige delen van het ontwerp moeten in detail worden uitgewerkt, andere delen kunnen misschien beter in een agile-aanpak teamsgewijs worden ontwikkeld. Het is van belang dat een methodiek je én die vrijheid biedt én de handreiking wat er dan wel nodig is. Een voorbeeld hiervan is de 'transactie' binnen DEMO.

Transactie

Een transactie in DEMO is een proces (subproces) tussen twee actoren. Een DEMO-transactie bevat per definitie alle mogelijke interacties tussen beide actoren. Bijvoorbeeld: de transactie 'aanvragen user account' bevat naast 'aanvragen' ook 'annuleren', 'weigeren', 'toezeggen', 'leveren' en 'accepteren'. Samen vormen deze interacties het 'complete transactie patroon'. Hiermee wordt een aantal voordelen behaald: 
- normatief wordt gesteld dat ieder proces pas compleet is als alle interacties zijn opgenomen, niet alleen de zogenoemde 'happy flow',
- we behoeven alleen de transactie te benoemen en dekken daarmee impliciet ook de varianten af en 
- de transactie is los van een eventuele uitwerking in processtappen. Besluit je de transactie agile uit te werken en te implementeren, prima. DEMO reikt je aan dat je wel alle interacties moet implementeren.


DEMO bevat een veelheid aan concepten en technieken. In vogelvlucht, zonder de pretentie om compleet te zijn, een overzicht. 

De eerste queeste is naar de essentie van de organisatie. Hiervoor is het PSI-model voorhanden: 'performance in social interaction'. In PSI staan de interacties centraal - let op: niet de processen! Het zijn de interacties ('I') tussen actoren die tot de performance ('P') leiden.  Interacties tussen actoren bij het uitvoeren van een transactie.

Transacties kunnen ook elkaar aanroepen en zo ontstaat een boom van transacties, het 'construction model'. Deze boom, een 'zijns-model' is de 'organisational ontology'. De interacties zijn te onderscheiden in  'performance acts' en 'coordination acts': interactie die een bepaalde prestatie levert (bevestigt) en interacties die afstemmend zijn. 

Om de complexiteit verder te ontvlechten is er  een aspectmatige onderverdeling in: performa, informa, en forma, wat staat voor het besturende, het informatieverwerkende en het documentaire/ data niveau. Het resultaat is een overzicht van de organisatie op hoog niveau: de 'organisational essence'. 

Voor de uitwerking in detail is een aantal technieken voorhanden: 
- het organisation construction diagram en de transaction product table, 
- een transaction process diagram (voor de uitwerking van een transactie), 
- een process structure diagram (voor de aansluiting van processen op elkaar), 
- een object fact diagram (enige overeenkomst met een entiteit-relatiediagram (ERD) of een class diagram, maar het omvat meer dan dat), en
- een action rule specification (grosso mode vergelijkbaar met business rules).


DEMO toepassen?
De focus van DEMO ligt sterk op de structuur; de bedrading van je organisatie. Om DEMO toe te passen moet je uiteraard weten hoe de methodiek in te zetten.
Echter, dat is niet genoeg. Competentie op die aspecten die geen onderdeel uitmaken van DEMO is net zo hard vereist. DEMO gaat niet over aspecten als zelfsturing, kwaliteit van de arbeid, lerend vermogen en agility bijvoorbeeld.
Goed ingezet kan DEMO een structuur scheppen die juist ruimte biedt om ook dat optimaal te kunnen invullen. 
Aan de slag - this is how we do it!

this is how we do it - Montell Jordan

 1 Conform Jan Dietz' paradigma 'red garden gnomes don't exist'. Rood als de kleur voor besturingsactiviteiten, tuinkabouters als metafoor voor geautomatiseerde namaakkabouters. 

Overname alleen na voorafgaande toestemming.