Samenwerken: social collaboration software

Op veel plaatsen, met name bij ICT teams, al jaren gemeengoed, het gebruik van software als Atlassian Confluence om als team gezamenlijk in een digitale omgeving te werken. Daarentegen, er zijn nog veel afdelingen waar de gemeenschappelijke netwerkdrive en het verspreiden van documenten via de mail nog steeds de dominante wijze van werken is.

Het mag buiten kijf staan dat effectieve samenwerking in een team vraagt om een goede uitwisseling van informatie, om te weten wat de anderen aan het doen zijn en om in nauwe samenwerking met elkaar aan hetzelfde product te kunnen werken. Nu er, in de meeste gevallen sinds corona, hybride wordt gewerkt, deels thuis en deels op locatie, is een goede benutting van digitale hulpmiddelen bepalend voor effectiviteit en ook voor betrokkenheid. Het is voorwaardelijk voor het realiseren van een 'high performance team'.

De technische implementatie is eenvoudig. Producten zijn in software as a service vorm (SaaS) af te nemen. Het inrichten van veilige toegang, single sign on en two factor authentication zijn de voornaamste technische hobbels - voor een IT afdeling dagelijkse routine.

Een grotere uitdaging is de sociale impact in de wijze van werken, de omgang met elkaar en de verandering in de informatiehuishouding. Vooral wanneer eerdere pogingen, wat vaak het geval is, zijn mislukt.

De oude routine
Want, zoals gesteld, het belang is groot. Op de eerste werkdag word je ingewijd op je nieuwe afdeling. Na de voorstelronde en een kop koffie volgt een uitleg en blijkt de organisatie digitaal nog in het stenen tijdperk te verkeren. Er is een gedeelde netwerkdrive. Die drive bevat een indrukwekkende boomstructuur van tientallen submappen. Echter, de werkelijkheid laat zich onmogelijk in één enkele hiërarchie modelleren. Er is een persoonlijke map. Hoe die gebruikt wordt is nogal wisselend. Na een paar dagen blijkt dat de manier om je weg te vinden is iemand te vragen. Welkom in de hel.

Alle kennis zit in de hoofden
De hel. Hoe verder je afdaalt in de submappen op de netwerkdrive hoe dieper je in de sloppenwijken verdwaalt. Kladjes, concepten, probeersels. Rijp en groen staat door elkaar, opvolging en status zijn onduidelijk. De moed zinkt je in de schoenen en de existentiële vraag dringt zich op of je hier je leven aan gaat besteden. Praktisch bestaat alle kennis over de inhoud en waar informatie is te vinden alleen in de hoofden van de medewerkers. Daarbij heeft iedereen een eigen beleving en deelt die versie van de werkelijkheid die van pas komt. Op jouw vraag over een stuk dat je hebt gevonden volgt een vriendelijk 'dat is denk niet de laatste versie, ik mail het je wel even toe'.

Decennia zijn er documenten spreadsheets en presentaties gemaakt, binnen het eigen persoonlijke domein, vaak in zalige isolatie. Voor een belangwekkend stuk neemt iemand de regie en doet de eindredactie. Minder welgevallige bijdragen sneuvelen, onder tijdsdruk en vanwege de omvang. Het geeft de eindredacteur positie en macht.

Terwijl we al een kwart eeuw gewend zijn aan web en zoekmachine wordt voor wat we zelf maken in een professionele setting veelal nog gedacht in documenten. Overblijfsels uit een papieren tijdperk. Het product belandt op de netwerkdrive. Te vaak wordt er nooit meer naar omgekeken.

Nu heeft vrijwel iedere organisatie wel meerdere pogingen gedaan om samenwerkingssoftware in te voeren, vaak op basis van Microsoft Sharepoint. Heel vaak is die beslissing ondoordacht genomen. Omdat Sharepoint al 'gratis' beschikbaar was binnen het totaalpakket van Microsoft of vanwege een 'Microsoft Tenzij Beleid', wat de ultieme incompetentie van een ICT- afdeling is. Daarbij is er de sterke neiging om op voorhand te standaardiseren op één oplossing voor de gehele organisatie, voorbijgaand aan inherente verschillen in processen, cultuur en tempo.

Weg van formaten uit het verleden
Tijd om iets dieper te kijken. Samenwerkingssoftware laat zich vangen in twee categorieën: - documentgebaseerd - webgebaseerd Bij software van de eerste categorie is er een virtuele ruimte waarin de producten (documenten, spreadsheets etc.) zoals die traditioneel worden gemaakt geplaatst worden. De eigenlijke wijze van werken wordt niet geraakt. Sharepoint behoort tot deze categorie. De tweede categorie, webgebaseerd, is spannender. Hier werk je in een webbrowser aan een wiki, of in een andere webapplicatie aan bijvoorbeeld een planning. Alles wat je maakt is bedoeld voor online publicatie en tenzij je het tegenhoudt, meteen te zien voor de anderen. Versies worden automatisch bijgehouden. Anderen worden geattendeerd op jouw werk, gaan reageren en kunnen ook in jouw werk. Probleemloos kunnen meerdere mensen aan hetzelfde stuk werken.

Van archiveren naar publiceren
Het opslaan van een document op een netwerkdrive is een eindpunt. Het werk is gedaan. Het werken in een virtuele webruimte is als 'publiceren in de schoolkrant'. Er volgen opmerkingen, aanmoedigingen, bijdragen en mogelijk een interactief groepsproces. Plotseling heb je een podium en de aandacht. Productie en consumptie raken aan elkaar, het wordt een groepsproces en een groepsproduct. Iedereen draagt bij vanuit zijn eigen kwaliteit. Het valt op wie er veel bijdraagt - en wie er wat stiller is.

Implementatie
In grote organisaties kan een miljoenenbudget worden besteed voor de implementatie. Het andere uiterste, wat ik zelf enkele malen heb gedaan en eigenlijk prefereer, is simpelweg de software beschikbaar te stellen, achterover te leunen, te zien wat er gebeurt en het proces te sturen. Nul implementatiebudget, wél veel aandacht en stimuleren dat teams hun weg gaan vinden in de nieuwe mogelijkheden.

Het is een steen in de vijver. De autonomie van de individuele medewerker wordt geraakt. Transparantie neemt toe. Onduidelijkheid in de opzet van de informatiehuishouding wordt pijnlijk zichtbaar. Het tempo gaat omhoog. Ontbrekende samenwerking gaat nu schuren.

De ervaring leert dat zich direct een enthousiaste voorhoede vormt die de nieuwe mogelijkheden gaat verkennen en begin te experimenteren. Duizend bloemen bloeien, wat kan gaan schuren met formele bedrijfsregels en ongeschreven gebruiken. Dat vraagt om het explicet duiden van de fase en het geven van richting aan het proces.

Die eerste fase is puur exploratief en experimenteel. Prima wanneer een projectplan wordt opgesteld in de nieuwe omgeving, als het gereed is moet het conform de vigerende standaard terug naar Word en op de aloude wijze in een dossier worden opgeslagen.

Na een evaluatie krijgt de nieuwe omgeving in de volgende fase meer status. Er worden regels afgesproken over opruimen, over in elkaars producten werken en dergelijke. 'Moet ik nu straks ook zo gaan werken?' - er is aandacht nodig voor de medewerkers die het nog niet zo weten en willen. De kunst is de slag te maken van 'moeten' naar 'willen'. Wat is er nodig om ervoor te zorgen dat het voor jou prettig is? Vaak zijn dat kleine afspraken en configuraties in de software. Uiteindelijk heb ik niet meegemaakt dat het voor medewerkers een echte barrière vormt. Een paar taaie weken of maanden voordat alle schapen over de dam zijn, hoort er wel gewoon bij.

In volgende fases gaat steeds meer over naar de nieuwe omgeving. Nu komt ook het afscheid nemen van de oude omgeving en oude wijze van werken aan de orde. Hygiene van de omgeving is een onverwachte tegenvaller. Het blijkt meer tijd, aandacht en overleg te vergen om een goede informatiebasis te creëren. Wat mij betreft is dat bijzonder welkom bestede tijd - al gaat die in het begin wel ten koste van de productiviteit. Er wordt een nieuwe rol - geen functie (!) - van bibliothecaris ingesteld. De lang uitgestelde opruiming van de verstofte netwerkmappen vindt eindelijk plaats. Nu alle ballast van sjablonen is verdwenen, versies zijn ontdubbeld, vastlegging op een plaats geschiedt verdampt er veel. De omvang van de echte informatie van de afdeling blijkt slechts vrij beperkt te zijn. Dat is een grote winst. Helderheid.

Het traject is het best te doorlopen op het niveau van een team. Op het niveau daarboven is aggregeren door het delen van best practices en het formuleren van enkele algemeen geldende afspraken. Cruciaal is dat medewerkers met elkaar het eigenaarschap vormen en dat het team voor elkaar zorgt. Het succes van de implementatie trekt de aandacht van andere delen van de organisatie die (nog) niet zijn aangehaakt. Ook dat is een steen in de vijver.

Het is het amalgaam van een gestructureerde informatiehuishouding en een grotere intensiteit in samenwerking die, volkomen logisch, leidt tot een hogere team performance. Bovendien wordt het werkplezier er aanzienlijk door voor vergroot. Het maakt deze implementaties spannend en tegelijk mooi om te doen.

De software
Er zijn enkele grote spelers in de markt en een groot aantal kleine. De meeste (alle?) producten worden als software as a service (SaaS) aangeboden. Enerzijds is dat heel aantrekkelijk, beginnen is eenvoudig en het beperkt kosten voor beheer. Anderzijds is er de afhankelijkheid. Belangrijke data staat buiten de muren van de organisatie. Dat creëert een continuïteitsrisico. Het is van belang een beeld te hebben van de robuustheid van de aanbieder. Er bestaat geen generiek formaat voor deze data. Migratie naar een ander product betekent een aanzienlijke inspanning. De lock in is groot. De kosten schalen doorgaans flexibel mee met het aantal gebruikers. Die zijn daarmee gering bij een kleine start, maar wat zijn die kosten bij een grote uitrol? Een trend is om single sign on (SSO) apart in rekening te brengen of op te nemen in een premium aanbod. In de publieke sector is de ambitie een factor om wel of niet Europees aan te besteden, ook als klein wordt begonnen.