Projectmanagementsoftware
Een project managen, of een portfolio van projecten, wordt, naarmate het aantal mensen, de activiteiten en het budget groeien al snel behoorlijk complex. Software-tooling kan daar uiteraard heel behulpzaam in zijn. Het maken van een goede keuze is echter vaak lastig.
De reden daarvoor is deels semantisch: eigenlijk zijn er drie verschillende categorieën project management software. Deze verschillen vooral in de omgang met één dimensie: tijd. Waar iedereen het over hetzelfde heeft 'project management software', kunnen de beelden en doelen sterk uiteenlopen.
De eerste categorie richt zich op het heden. Het is software die er primair op is gericht een goede samenwerking onderling en met belanghebbenden te faciliteren. Gemakkelijk, gebruikersvriendelijk, gelijke rechten in de applicatie voor iedereen. Iedereen mag volop meedoen. Een voorbeeld in deze categorie is Jira (van Atlassian). Plannen gebeurt vooral, enigszins globaal, op teamniveau, passend bij een agile benadering waarin met sprints van twee of drie weken wordt gewerkt. Wie echter poogt in Jira 'Peter' in te plannen voor 4 uur op 5 november in de ochtend gaat teleurgesteld worden.
De tandarts doet dat overigens wel. Een volgende controle over een half jaar wordt precies gepland. Dat lukt daadwerkelijk ook nog, echter alleen door voor ieder extraatje een nieuwe vervolgafspraak in te plannen. De last van de extra keer komen wordt bij de klant gelegd. Voor niet routinematig werk is het een illusie om op zo'n detailniveau te willen plannen.
De tweede categorie tools wil plannen voor de toekomst. Afhankelijkheden in beeld brengen, zodat resources tijdig kunnen worden gepland en materialen kunnen worden afgeroepen. Verschillende scenario's zijn, vooral als er meerdere projecten tegelijk lopen, tegen elkaar af te wegen. Sommige pakketten hebben een 'eyes closed' mode waarin naar hartelust met balken in een gantt chart kan worden geschoven, zonder dat de hele organisatie daarmee wordt geconfronteerd. De achilleshiel van pakketten die in de toekomst willen plannen is het omgaan met verschillende niveaus van detail. Vaak kan maar voor één niveau van detaillering worden gekozen en moet de hele projectorganisatie tot in een diepgaand, soms betekenisloos, detail worden gepland. Voorbeelden in deze categorie zijn er vele, zoals MS Project en Merlin.
De laatste categorie is primair op verslaglegging en verantwoording gericht: het verleden. Hier wat minder wortels en wat meer stokken. De financiële administratie regeert, niet zelden in opdracht van hoger management om 'eindelijk' de projecten eens 'in control' te krijgen. Er is een duidelijk onderscheid in rollen tussen de project manager en de projectleden. Urenregistratie speelt een prominente rol en het accorderen van uren is een verplicht onderdeel.
Lastig is dat de drie categorieën elkaar slecht vinden. Weinig pakketten zijn goed op alle niveaus. Het is demotiverend voor de leden in een project wanneer een planning wordt opgedrongen en zij niet geautoriseerd zijn om inbreng te geven. Al snel beginnen daar weer de nieuwe schaduwlijstjes in Excel. Over Excel gesproken, projecten worden ook in Excel gemanaged, vaak bij gebrek aan een ander tool. Ietwat sneu wordt het wanneer gantt charts worden gemaakt door cellen handmatig in te kleuren. Excel is beroerd tekengereedschap. Maar toch, er zijn planningen, slechts leesbaar op heel grote vellen en meestal al verouderd als het papier uit de printer rolt. Dat raakt aan een ander aspect: actualiteit. Project management moet inzichtelijk zijn in een app, in een dashboard.
Soms is er de verleiding van een pakket dat al in huis is en een onderdeel project management aan boord heeft. Niets mis om daar naar te kijken, natuurlijk. Maar wel met een frisse blik, het moet wel passend zijn. De publieke sector heeft een handicap wanneer zij moet aanbesteden. Vooraanstaande leveranciers hebben geen gebrek aan klanten en schrijven lang niet altijd in. Een B-product kan, als 'the best of the rest', dan zomaar de winnaar worden.
Project management is niet alleen cijfers en methode, het is vooral ook een ambacht (een 'craft'). Zien wat er speelt en wat er nodig is in een bepaalde situatie. Kies afhankelijk van de opgave die je hebt, soepele samenwerking, complexe planning van veel resources in de tijd of verantwoording aan de accountant of de rekenkamer voor het passende tool. Dat maakt het projectbestaan een heel stuk leefbaarder. Is de keuze moeilijk, besteed dan aandacht aan de uitgangspunten. Is het complex dan is dat een rode vlag voor de wijze waarop projecten worden gedaan. Besteed dan liever eerst de nodige aandacht aan methodiek en werkwijze.